3 thủ tục không thể bỏ qua khi đến Nhật Bản học tập, lao động 2025

Bạn mới sang Nhật để học tập lao động? Để cuộc sống, học tập và làm việc tại đây diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ và hoàn thành các thủ tục hành chính quan trọng ngay từ khi đặt chân đến là điều cực kỳ cần thiết.

3 loại thẻ Suica phổ biến, cách đăng ký mới nhất 2025

Healthmart xin giới thiệu 3 thủ tục không thể bỏ qua khi đến Nhật Bản vào năm 2025, cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp bạn tự tin vượt qua những bước đầu tiên này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất!

Đăng Ký Thẻ Cư Trú (在留カード – Zairyu Card)

Thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card) là giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của người nước ngoài tại Nhật Bản, tương đương với Căn cước công dân ở Việt Nam. Bạn sẽ cần nó cho hầu hết mọi giao dịch hành chính và đời sống.

1. Nhận Thẻ Cư Trú:

• Tại sân bay (khi nhập cảnh): Nếu bạn nhập cảnh tại các sân bay quốc tế lớn như Narita (Tokyo), Haneda (Tokyo), Kansai (Osaka), Chubu (Nagoya), Fukuoka, Chitose (Sapporo), Hiroshima, hoặc Sendai, thẻ cư trú thường sẽ được cấp ngay tại quầy nhập cảnh. Đây là cách nhanh nhất và tiện lợi nhất.
• Tại Văn phòng Thành phố/Quận (市役所 – Shiyakusho / 区役所 – Kuyakusho): Nếu bạn nhập cảnh tại các sân bay nhỏ hơn và không được cấp thẻ ngay lập tức, bạn sẽ nhận được một con dấu “Lưu trú được cấp phép” (上陸許可 – Jōriku Kyoka) trên hộ chiếu. Trong trường hợp này, việc đăng ký địa chỉ tại văn phòng địa phương là bắt buộc để bạn có thể nhận thẻ.

2. Mục đích và tầm quan trọng:

• Xác nhận danh tính và tình trạng lưu trú: Bắt buộc phải mang theo thẻ cư trú mọi lúc mọi nơi.
• Đăng ký các dịch vụ khác: Là giấy tờ cần thiết để mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại, internet, bảo hiểm, thuê nhà, đăng ký việc làm…
• Gia hạn visa: Là một phần không thể thiếu trong hồ sơ xin gia hạn visa.

Đăng Ký Địa Chỉ Cư Trú (住民登録 – Jūmin Tōroku) Tại Trụ Sở Hành Chính

Dù thẻ cư trú của bạn được cấp ở sân bay hay tại văn phòng địa phương, việc đăng ký địa chỉ cư trú tại Văn phòng Thành phố/Quận là một thủ tục bắt buộc và cực kỳ quan trọng.

Hướng dẫn tạo tài khoản, đăng ký đấu giá trên Mercari Nhật Bản 2025

1. Nơi đăng ký:

• Bạn cần đến Văn phòng Thành phố (市役所 – Shiyakusho) hoặc Văn phòng Quận (区役所 – Kuyakusho) nơi bạn sinh sống.

2. Thời gian đăng ký:

• Bạn phải thực hiện thủ tục này trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn chuyển đến địa chỉ mới tại Nhật Bản (hoặc kể từ ngày nhập cảnh nếu bạn mới đến và đây là địa chỉ đầu tiên của bạn).

3. Quyền lợi và tầm quan trọng:

• Hoàn tất thông tin thẻ cư trú: Nếu bạn nhận thẻ cư trú ở sân bay, địa chỉ của bạn sẽ được in mặt sau của thẻ tại bước này.
• Cơ sở cho các dịch vụ khác: Đây là thủ tục nền tảng để bạn có thể đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân, nhận các phúc lợi xã hội (nếu có), đăng ký điện thoại, internet, và nhiều dịch vụ thiết yếu khác.
• Quy định pháp luật: Là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả cư dân tại Nhật Bản.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị (thường bao gồm):

• Thẻ cư trú (Zairyu Card).
• Hộ chiếu.
• Mẫu đơn đăng ký chuyển đến (転入届 – Tennyū Todoke) – bạn có thể lấy tại văn phòng.
• (Nếu có) Giấy tờ chứng minh địa chỉ như hợp đồng thuê nhà hoặc thông báo từ người bảo lãnh.

Mở Tài Khoản Ngân Hàng (銀行口座開設 – Ginkō Kōza Kaisetsu) & Làm Con Dấu Cá Nhân (印鑑 – Inkan/Hanko)

Việc có một tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản là yếu tố thiết yếu cho cuộc sống hàng ngày, và con dấu cá nhân (Hanko) tuy không bắt buộc với mọi giao dịch nhưng lại rất hữu ích và cần thiết cho nhiều thủ tục chính thức.

1. Mở Tài Khoản Ngân Hàng:

• Tầm quan trọng: Để nhận lương, thanh toán hóa đơn (điện, nước, gas, internet), giao dịch mua sắm, chuyển tiền.
• Các ngân hàng phổ biến cho người nước ngoài:
  • Japan Post Bank (ゆうちょ銀行 – Yūcho Ginkō): Thường được coi là dễ mở tài khoản hơn cho người nước ngoài, đặc biệt là người mới sang. Có nhiều cây ATM và chi nhánh trên khắp cả nước.
  • Các ngân hàng lớn khác (Mega Banks): Mizuho Bank, MUFG Bank, SMBC Bank. Một số ngân hàng này có thể yêu cầu bạn đã sinh sống tại Nhật Bản được một thời gian nhất định (thường là 6 tháng) hoặc có visa dài hạn hơn để mở tài khoản.
• Hồ sơ cần chuẩn bị (thường bao gồm):
  • Thẻ cư trú (Zairyu Card) – đã có địa chỉ được in ở mặt sau.
  • Hộ chiếu.
  • Số điện thoại liên lạc tại Nhật Bản.
  • Con dấu cá nhân (Hanko – nếu yêu cầu).
  • Một số ngân hàng có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh địa chỉ (ví dụ: hóa đơn điện nước có tên bạn) hoặc giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng tài khoản.

2. Làm Con Dấu Cá Nhân (印鑑 – Inkan / ハンコ – Hanko):

• Hanko là gì?: Là con dấu cá nhân được sử dụng thay cho chữ ký trong nhiều giao dịch chính thức ở Nhật Bản, như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động, hoặc các văn bản hành chính khác.
• Có bắt buộc không?: Mặc dù chữ ký bằng tay đang dần được chấp nhận rộng rãi hơn, nhưng việc có một Hanko vẫn rất phổ biến và tiện lợi cho nhiều thủ tục. Một số ngân hàng hoặc công ty vẫn yêu cầu.
• Làm ở đâu?: Bạn có thể dễ dàng làm Hanko tại các cửa hàng chuyên khắc dấu (印鑑店 – Inkan-ten) hoặc một số cửa hàng 100 yên (chỉ có loại Hanko đơn giản với tên phổ biến).
• Loại Hanko phổ biến:
  • Mitomein (認印): Dấu thường dùng hàng ngày, không cần đăng ký.
  • Ginkoin (銀行印): Dấu dùng để giao dịch tại ngân hàng, thường được đăng ký với ngân hàng.
  • Jitsuin (実印): Dấu đăng ký chính thức tại Văn phòng Thành phố/Quận, dùng cho các giao dịch quan trọng nhất như mua bán nhà đất, vay vốn lớn.

Việc hoàn thành 3 thủ tục quan trọng: đăng ký thẻ cư trú, đăng ký địa chỉ tại trụ sở hành chính và mở tài khoản ngân hàng/làm con dấu cá nhân là nền tảng vững chắc cho cuộc sống của bạn tại Nhật Bản. Nắm vững những thông tin này sẽ giúp bạn chủ động hơn, tránh được những rắc rối không đáng có và nhanh chóng hòa nhập vào môi trường mới tại xứ sở hoa anh đào trong năm 2025.